Cómo se calculan las vacaciones: guía práctica

Según lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores, cuando prestas tus servicios en una empresa tienes derecho a un período de vacaciones. Como lo indica el artículo 38 de esta ley, las mismas no deben ser menores a 30 días naturales por año trabajado.

Las vacaciones son un derecho irrenunciable de los trabajadores y el período de disfrute debe ser pactado entre estos y la empresa. Además, la legislación establece la forma de disfrutarlas en caso de que coincidan con una incapacidad temporal del trabajador.

El empleador está en la obligación de pagar las vacaciones de sus trabajadores así como a calcular los días que les corresponden, según el tiempo trabajado. Así, tanto el departamento de Recursos Humanos como el trabajador deben tener clara la forma correcta de realizar estos cálculos.

¿Cómo se calculan las vacaciones?

En la legislación se indica que las vacaciones corresponden a 30 días naturales (incluyendo tanto los días que son laborables como los festivos). Por tanto, se corresponden con 22 días hábiles y las empresas pueden hacer los cálculos utilizando días naturales o laborables.

Por tanto al estimar el número de días que corresponden por mes trabajado, se puede hacer de dos formas:

• Cuando se utilizan los días naturales se estima que si son 30 días en 12 meses, el trabajador debe disfrutar de 2,5 días naturales de vacaciones por mes trabajado (30 días/12 meses= 2,5 días).
• Si se utilizan los días laborables entonces corresponden a 22 días por cada 12 meses trabajados que son equivalentes a 1,8 días laborables de vacaciones por mes trabajado.

Cuando el trabajador ya ha cumplido un año de trabajo continuo en la empresa, tiene derecho al disfrute de los días de vacaciones completos establecidos en la legislación. Por otra parte, en su Contrato Colectivo se puede establecer que disfrute de más días, pero nunca menos de 30 días naturales.

En caso de que el trabajador cuente con menos de un año en una empresa, se debe hacer un cálculo proporcional de las vacaciones. Para esto, se deben utilizar como referencia las fórmulas anteriormente planteadas.

Por ejemplo, si al momento de disfrutar de las vacaciones en tu empresa solo has trabajado 7 meses: 2,5 días naturales/mes trabajado x 7 meses= Tienes derecho a 17,5 días naturales de vacaciones.

Cálculo del importe de vacaciones no disfrutadas

Según lo establece la legislación laboral española, las vacaciones son un derecho irrenunciable y el trabajador debe disfrutarlas. En este sentido, no puede intercambiar estos días de descanso por una remuneración.

No obstante hay algunas excepciones en la ley, que permiten el pago de las vacaciones no disfrutadas. Las mismas ocurren cuando hay extinción laboral debido a jubilación, finalización de contrato o despido.

Otro caso son los contratos de ETT ( Empresas de Trabajo Temporal) menores a un año, donde el trabajador cobra las vacaciones por adelantado. En caso de que se cumpla el tiempo para disfrutarlas, en este período no recibirá otro pago por este concepto.

Cuando ocurre una extinción laboral y el trabajador no ha disfrutado de sus vacaciones, la empresa está en la obligación de pagarlas. Esto se hace de la siguiente manera:

• Se debe hacer un estimado del sueldo mensual del trabajador donde se incluya el salario base, pagas extras y complementos.
• Posteriormente, se estima el salario diario de la forma siguiente: Si el trabajador percibe un salario mensual de 1500 euros, su salario diario será 1500/30 días= 50 euros diarios.
• Se realiza la estimación de las vacaciones no disfrutadas al momento de que ocurre la extinción laboral. Por ejemplo: un trabajador finaliza contrato el día 20 de septiembre, por lo que ha laborado durante 264 días continuos.
• Si el trabajador tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones por 365 días trabajados, entonces: 264 días x 30/365 días= 21,6 días de vacaciones no disfrutadas.
• Para estimar el monto a pagar se utiliza como base el salario diario del trabajador. En este ejemplo sería: 21,6 días de vacaciones x 50 euros salario diario= 1080 euros.
• Posteriormente se hace el descuento de las deducciones del 12% del IRPF y el porcentaje de la Seguridad Social.

Si quieres realizar estos cálculos de una forma mucho más rápida y sencilla, puedes utilizar la guía que encontrarás en https://www.kenjo.io/es/guia-calcular-vacaciones-en-empresas. De esta forma, podrás hacer una gestión mucho más eficiente de las vacaciones de tus empleados.

¿Cómo calcular las vacaciones pagadas?

El pago de las vacaciones se debe hacer al momento en que el trabajador va a disfrutarlas, con las excepciones anteriormente señaladas. Para aquellos empleados que han trabajado un año continuo  en la empresa, las mismas corresponden a un mes de salario ordinario.

Es importante señalar que el empleador no puede eliminar del pago de vacaciones los complementos o pluses de los que goza el trabajador. Por otra parte, a este monto se le realizan las deducciones correspondientes de IRPF, Seguridad Social y otros contemplados en el contrato de cada empleado.

¿Cómo calcular el pago de vacaciones proporcionales?

El término vacaciones proporcionales está referido al pago de los días de descanso a que tiene derecho un trabajador que no ha cumplido un año continuo en la empresa. Por tanto si en este período disfrutará de las vacaciones, es necesario hacer el cálculo de los días proporcionales que le corresponden.

El pago de las vacaciones proporcionales es similar al que se hace cuando ha ocurrido una extinción laboral y por tanto se debe estimar el salario diario del trabajador. Esto se hace de la siguiente manera:

• Se estima el salario mensual del trabajador incluyendo pagas extras, pluses y complementos, para luego calcular su salario diario. Si un trabajador percibe 2.000 euros por un mes de trabajo, su salario diario será: 2.000 euros/30 días= 66,6 euros.
• Luego se calculan los días de vacaciones a que tiene derecho el trabajador. Por ejemplo si lleva trabajando un total de 8 meses y corresponden 2,5 días naturales de vacaciones por mes: 8 meses x 2,5 días = 20 días naturales de vacaciones.
• Así el monto total a pagar por las vacaciones será: 20 días x 66,6 euros = 1.332 euros.
• Se realizan las deducciones correspondientes y se realiza el pago al trabajador al iniciar el disfrute de sus vacaciones.